Уделите несколько минут, чтобы проанализировать, справляетесь ли вы со своими списками дел
Чтобы успевать делать множество дел, необходимо это записывать. Об этом говорят много и часто. Но, как правильно подойти к составлению плана на день, чтобы все успешно сделать, знают не все.
Правда, эксперты по тайм-менеджменту считают, что уже само по себе составление плана повышает шансы успеть сделать все дела вовремя.
На что стоит обратить внимание, составляя план на день, чтобы он помогал вам быть продуктивными, знает rabota.ua.
1. Приоритизация задач
Если вы выписываете все свои задачи в том порядке, в котором о них вспоминаете, то рискуете погрязнуть в незначительных текущих делах и не выполнить что-то важное. Чтобы этого не случилось – нужна приоритизация.
Существует несколько методик приоритизации задач. Например, так называемая матрица Эйзенхауера, когда основное внимание сосредотачивается на "важных и несрочных делах", или же метод Брайана Трейси, когда стоит начинать день с самых серьезных и важных задач.
Для этого необходимо выберать наиболее удобную для вас методику и перегруппировать свои задачи так, чтобы все важные дела были сделаны.
2. Реалистичность
Два важных момента – реалистичность в количестве дел, которые вы планируете сделать, и реалистичность в оценке времени, которое вам для этого необходимо.
Уделите несколько минут, чтобы проанализировать, справляетесь ли вы со своими списками дел. Если нет, то почему? Возможно, вы просто пытаетесь вписать слишком много задач. Или, к примеру, если ваш план на день переполнен встречами, важно не забывать оставлять время на дорогу.
Кроме того, оставляйте в своем списке временные запасы, чтобы он не был слишком плотным. Даже если что-то пойдет не по плану, у вас будет запас времени, и вы сможете в любом случае придерживаться графика.
3. Время на отдых
Планируя свой день, не забывайте оставлять время на обед, а также делать небольшие перерывы на отдых или разминку. Небольшие паузы не просто необходимы с точки зрения вашего самочувствия, но и помогут вам чувствовать себя бодрее. Вы будете справляться с задачами более продуктивно.
4. Дедлайны
Устанавливайте себе временные рамки на каждый пункт плана, где это возможно. Так вам будет намного проще сохранять концентрацию, не отвлекаться и не откладывать на потом.
5. Четкость формулировок
Формулируйте свои задачи максимально подробно. Например, если вам нужно подготовить большую презентацию, то в план лучше подробно расписать шаги, которые нужно сделать. Так крупные задачи не будут вас пугать своей масштабностью, и будет меньше шансов, что вы будете их откладывать. Кроме того, вы получите возможность продумывать наперед все и не упускать детали.
Джерело: https://rabota-i-trud.ua
06.04.2017
